Responsabile del procedimento: figura di snodo tra P.A. e cittadino

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A cura di Mirella Astarita

Con la locuzione responsabile del procedimento si fa riferimento al soggetto a cui è affidato il ruolo di autorità guida, ovvero di leading authority, di ciascun procedimento amministrativoTale figura procedimentale si occupa della vigilanza sul decorso del procedimento e rappresenta il punto di contatto tra il cittadino e l’azione amministrativa.  Spetta a lui controllare la validità del procedimento e la connessione tra le varie fasi e la  concordanza di queste con i principi di trasparenza, efficacia ed efficienza cardini del processo amministrativo

La ratio che ha portato alla creazione di tale figura trova la sua origine in tre ordini di motivi. Il primo è quello di evitare frammentazioni o rallentamenti dell’azione amministrativa. La funzione maggiore, infatti, del responsabile è proprio quella di iniziare e svolgere il procedimento in trasparenza e condurlo velocemente, senza lungaggini pleonastiche, alla sua fisiologica conclusione. La seconda motivazione attiene all’irresponsabilità di fatto dei soggetti deputati a gestire il procedimento.  Tale irresponsabilità nasce dall’anonimato degli autori di carenze ed inadempimenti procedimentali. La necessità di combattere l’irresponsabilità, creando una figura deputata al controllo della regolamentare prosecuzione del processo, si collega, per altro, direttamente all’art. 97 co.2 e l’art. 28 della nostra Carta Costituzionale, che disciplinano il principio della necessaria determinazione delle attribuzioni e delle responsabilità proprie dei funzionari e quello della responsabilità diretta dei dipendenti pubblici per gli atti compiuti in violazione dei diritti.  La nascita del responsabile del procedimento ha sconfitto l’irresponsabilità amministrativa che andava anche contro i principi costituzionali fondamentali. L’ultimo fattore negativo che si è voluto evitare con l’introduzione di questa figura è la “virtuale violazione del principio di trasparenza”. Anche questa violazione veniva causata dalla difficile identificabilità dei responsabili del procedimento. Non avere una figura di riferimento porta, l’intero processo, su un piano parallelo rispetto quello del controllo di trasparenza dell’operato.

L’istituto del responsabile del procedimento, però, deve essere contestualizzato all’interno del progetto di personalizzazione dell’attività amministrativa; solo così si può percepire la sua reale importanza. Volendo evitare dispersioni di responsabilità, processi lunghi e fatui si è creata questa figura di riferimento per ogni cittadino.  Il dialogo, instaurato tra attività amministrativa e cittadino, garantisce un rapporto immediato e più semplice tra quest’ultimo e la pubblica amministrazione.

Dal punto di vista del cittadino l’introduzione di tale figura ha significato poter avere la possibilità di dialogare non più con un’organizzazione anonima, ma con una persona fisica capace di rispondere dell’operato della P.A. Una figura di tale garanzia per i cittadini e per il corretto svolgimento del processo amministrativo deve essere individuata in modo esplicito e chiaro.

Individuazione del Responsabile

La legge n°241 del 1990 agli artt.4 e 5 ha disciplinato il processo di individuazione del responsabile. L’obbligo di determinazione preventiva vige in capo alla Pubblica Amministrazione.  Prima dell’inizio di qualsiasi tipo di processo, la P.A. deve necessariamente indicare l’unità organizzativa responsabile dell’istruttoria, di ogni altro tipo di adempimento procedimentale, e del provvedimento finale.  Tale doverosa informativa della pubblica amministrazione è spiegata nel primo comma dell’art. 4 della L. ’90. Nel secondo comma dello stesso articolo viene disciplinata la pubblicità da utilizzare. “Tutte le disposizioni da adottare e indicate nel primo comma devono essere rese pubbliche seguendo la legge dei singoli ordinamenti”, questo il corpo dell’art. 4 co.2.

Nella pratica tale disposizione normativa può tradursi nell’obbligo del dirigente di ogni singola unità organizzativa ( intesa come struttura o articolazione dei pubblici uffici) di assegnare ad un suo dipendente o a se stesso la responsabilità dell’inizio, dell’istruttoria e del provvedimento finale del processo.  L’assegnazione della responsabilità viene considerato un atto dovuto dell’apparato dirigenziale, ed in mancanza della sua attivazione sarà lo stesso dirigente ad essere considerato responsabile del procedimento.   E’ bene, però, precisare che la determinazione dell’unità organizzativa sia diversa dalla persona fisica che diventerà il vero e  proprio responsabile del procedimento. In materia si è espresso anche il Consiglio di Stato con una pronuncia del 21 Novembre 1991 numero 141. A differenziare questi due momenti è proprio la natura dell’atto giuridico.  Gli atti con cui la Pubblica Amministrazione indica le unità organizzative “responsabili dell’iter procedimentale” vengono adottati in forma di regolamenti; mentre l’atto di individuazione  del responsabile del singolo procedimento è un atto puntuale, che segue criteri automatici.  Tale puntualizzazione arrivata dal Consiglio di Stato è servita a discernere i due momenti processuali e ad indentificare specificamente la natura di assegnazione e di individuazione dell’unità organizzativa e del responsabile del procedimento.  Il processo di assegnazione della responsabilità procedimentale è disciplinato nell’art.5. della L. n°241 del ’90. Questi due primi articoli della Legge del ’90 servono per identificare il soggetto responsabile del processo, disciplinare la pubblicità dell’individuazione e conservare una “ipotesi di riserva” nel caso in cui tale assegnazione non dovesse esservi.

Il terzo ed ultimo comma dell’art. 5 è quello che si occupa della comunicazione dell’individuazione. Norma che arriva dopo quelle che hanno disciplinato l’iter di individuazione del soggetto e prevede la comunicazione al soggetto interessato e, su richiesta, a chiunque ne abbia interesse. L’ultimo riferimento testuale, da parte della dottrina, viene letto come un’ulteriore garanzia di trasparenza del processo.

L’introduzione della figura del responsabile del processa ha, non solo, risolto i problemi di controllo e trasparenza del processo e delle sue connessioni esterne, ma, ha anche, assicurato una protezione al cittadino. Avere un riferimento con cui poter instaurare un dialogo significa poter seguire il processo in tutte le sue fasi avendo una concreta percezione del suo svolgimento.